L’état des lieux quand on est propriétaire-bailleur : obligations, erreurs fréquentes et solutions pour les éviter
En tant que propriétaire-bailleur, réaliser un état des lieux conforme et précis est une étape cruciale pour protéger votre investissement locatif. Pourtant, de nombreux bailleurs commettent des erreurs — parfois coûteuses — par manque d’information ou de rigueur. Oubli de mentions obligatoires, descriptions approximatives, absence de photos ou encore état des lieux non contradictoire : autant de pièges qui peuvent entraîner des litiges avec vos locataires ou vous priver de votre dépôt de garantie.
Dans cet article, nous vous expliquons quelles sont vos obligations légales, les erreurs fréquentes à éviter lors d’un état des lieux d’entrée ou de sortie, et surtout, les solutions pratiques pour sécuriser vos biens immobiliers. Vous découvrirez également comment des investisseurs avisés délèguent entièrement cette gestion à des experts comme Okan INVEST, pour investir sans stress et multiplier leurs projets locatifs en toute sérénité.
Quelles sont les obligations légales du propriétaire bailleur ?
L’état des lieux est un document obligatoire, rédigé à l’entrée et à la sortie du locataire. Il permet de comparer l’état du logement au début et à la fin de la location afin d’évaluer les éventuelles dégradations imputables au locataire. En tant que propriétaire-bailleur, vous avez des obligations légales précises à respecter pour que ce document soit valable juridiquement.
Les mentions obligatoires à inclure (Loi ALUR)
Depuis la loi ALUR (2014), l’état des lieux doit contenir un certain nombre d’éléments incontournables. En l’absence de ces mentions, le document peut être jugé non recevable en cas de litige. Voici les informations indispensables :
- Date de réalisation de l’état des lieux
- Adresse complète du logement
- Nom et coordonnées du locataire et du bailleur
- Relevés des compteurs individuels (eau, électricité, gaz)
- Nombre et types de clés remises
- État détaillé de chaque pièce, mur, sol, plafonds, équipements, etc.
- Signature conjointe des deux parties (ou de leurs représentants)
💡 Bon à savoir : le décret du 30 mars 2016 précise que l’état des lieux doit être établi « de manière contradictoire », c’est-à-dire en présence conjointe du locataire et du bailleur.
L’importance du caractère contradictoire
Un état des lieux n’est juridiquement valable que s’il est contradictoire, c’est-à-dire réalisé en présence des deux parties ou de leurs représentants. Si le locataire est absent ou refuse de signer, il est fortement conseillé de faire appel à un tiers habilité (huissier de justice ou agent mandaté).
Cela évite les contestations futures et protège le propriétaire en cas de dommages.
Délais de restitution du dépôt de garantie
L’état des lieux de sortie permet de comparer l’état du logement à l’entrée et à la sortie. En fonction des écarts constatés, vous êtes en droit de retenir tout ou partie du dépôt de garantie, à condition que l’état des lieux soit bien rédigé. Les délais légaux sont les suivants :
- 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme à l’entrée
- 2 mois en cas de dégradations ou de litige justifiant une retenue
❗ Une erreur ou un oubli dans l’état des lieux peut vous faire perdre tout droit de compensation, même en cas de dommage évident.
Les erreurs fréquentes à éviter lors d’un état des lieux quand on est propriétaire-bailleur
Même avec les meilleures intentions, de nombreux propriétaires-bailleurs commettent des erreurs qui fragilisent la validité de l’état des lieux… et leur droit à retenir le dépôt de garantie en cas de dégradations. Voici les erreurs les plus fréquentes à éviter absolument.
Utiliser un modèle incomplet ou non conforme
Un modèle téléchargé sur Internet, mal renseigné ou non conforme à la législation peut être juridiquement inutilisable en cas de conflit.
✔️ Astuce : utilisez un modèle à jour de la loi ALUR, intégrant les mentions obligatoires, la grille de vétusté et la signature électronique si nécessaire.
Rédiger des descriptions trop vagues
Beaucoup de bailleurs écrivent des formulations imprécises du type « bon état général » ou « propre », sans détail. Cela ne permet ni de prouver une usure, ni de détecter une dégradation.
✔️ Privilégiez des descriptions factuelles : « mur blanc, sans tache, peinture mate récente, pas de fissure ».
Ne pas joindre de photos datées
Sans photos, il est difficile de prouver l’état initial du bien. Et même avec des photos, si elles ne sont pas datées ni annexées au document, elles risquent de ne pas être recevables en cas de litige.
✔️ Intégrez systématiquement des photos légendées et datées, et mentionnez-les dans l’état des lieux.
Réaliser l’état des lieux dans de mauvaises conditions
Un état des lieux réalisé en soirée, sans lumière naturelle, ou à la va-vite, est une source d’erreurs : oubli de défauts visibles, mauvaise perception des teintes ou matériaux.
✔️ Programmez l’état des lieux en journée, dans un logement propre et bien éclairé.
Ne pas faire d’état des lieux de sortie
Certains propriétaires négligent cette étape, pensant que l’état des lieux d’entrée suffit. Or, sans état des lieux de sortie, vous perdez tout moyen de comparaison.
✔️ Même en cas de location courte ou à un proche, formalisez la sortie par écrit.
Oublier les compteurs ou les clés
Ne pas noter les index de consommation (eau, gaz, électricité) ou le nombre de clés remises peut créer des litiges sur les charges ou la sécurité.
✔️ Relevez les compteurs avec précision et listez chaque clé (porte, boîte aux lettres, cave…).
Ne pas annexer les documents utiles
Oublier la grille de vétusté, les plans, ou l’inventaire du mobilier (en meublé) rend l’état des lieux partiellement invalide.
✔️ Préparez un dossier complet : annexe de l’inventaire, grille de vétusté, certificat d’entretien si nécessaire.
Refuser les réserves du locataire
Le locataire a 10 jours après l’entrée dans les lieux pour signaler des éléments manquants ou un défaut non noté. Refuser de les prendre en compte est illégal.
✔️ Acceptez les réserves justifiées dans ce délai et annotez le document en conséquence.
Réaliser l’état des lieux seul
Si vous réalisez l’état des lieux sans le locataire ou sans représentant mandaté, le caractère contradictoire est contestable. En cas de conflit, l’état des lieux peut être invalidé.
✔️ Faites signer le document par le locataire ou faites appel à un tiers (mandataire, huissier, agence).
📌 À retenir : Un état des lieux mal rédigé, même si vous êtes de bonne foi, joue souvent en faveur du locataire en cas de litige. Anticiper ces erreurs, c’est protéger votre investissement.
Solutions pratiques pour éviter les erreurs d’état des lieux
Maintenant que vous connaissez les erreurs fréquentes, voyons comment les éviter efficacement — que vous gériez vous-même votre bien ou que vous souhaitiez externaliser cette étape pour plus de tranquillité.
Utiliser un modèle conforme à jour
Optez pour un modèle d’état des lieux encadré par la loi ALUR, intégrant toutes les mentions obligatoires, les relevés de compteurs et la possibilité d’ajouter des annexes (grille de vétusté, inventaire, photos).
👉 Astuce : certains outils proposent des modèles numériques pré-remplis et adaptés à la nature du bien (meublé, vide, neuf, ancien…).
Documenter visuellement et précisément
- Prendre des photos datées de chaque pièce et de chaque équipement important
- Inclure les photos dans le document, ou à minima les annexer en mentionnant leur présence
- Préciser l’état réel : « peinture mate écaillée sur 30 cm », « tache noire au bas du mur côté fenêtre »…
💡 Un visuel vaut mille mots… et sécurise mille euros.
Prévoir un état des lieux de sortie systématique
Même si tout s’est bien passé pendant la location, ne négligez pas cette étape. Elle est indispensable pour justifier une éventuelle retenue sur le dépôt de garantie.
- Comparez rigoureusement l’entrée et la sortie
- Utilisez le même format ou logiciel pour faciliter le comparatif
Annexer les bons documents
Incluez dès l’entrée :
- Une grille de vétusté claire (surtout en cas de location meublée ou logement ancien)
- Un inventaire détaillé du mobilier avec état pièce par pièce
- Les plans, si utiles, notamment dans les locations de petites surfaces
Déléguer à un professionnel ou un service digitalisé
C’est LA solution la plus sécurisée si vous :
- Habitez loin de votre bien
- Possédez plusieurs biens locatifs
- Ne souhaitez pas perdre de temps avec la gestion administrative
👉 Faire appel à un professionnel (agence, huissier ou service spécialisé comme Okan Invest) garantit :
- Une conformité totale aux obligations légales
- Une neutralité précieuse en cas de litige
- Une tranquillité d’esprit pour vous concentrer sur l’essentiel : votre stratégie d’investissement
En tant qu’investisseur immobilier, votre temps est précieux — et votre tranquillité d’esprit l’est encore plus. Chez Okan Invest, nous avons conçu une offre clé en main pour vous permettre d’investir sans gérer, tout en assurant une protection optimale de vos biens à chaque étape, y compris lors des états des lieux.
Prendre RDV un conseiller Okan
Mettre en place ces solutions simples permet d’éviter la majorité des erreurs classiques. Et si vous préférez ne plus avoir à vous en soucier du tout… déléguer cette tâche à un expert de la gestion locative clé en main est le meilleur levier.
Conclusion : sécurisez vos locations sans stress
L’état des lieux, souvent perçu comme une simple formalité, est en réalité un véritable outil juridique qui protège vos intérêts en tant que propriétaire-bailleur. Pourtant, une erreur, une omission ou une négligence peut rapidement se traduire par des litiges coûteux, des pertes de dépôt de garantie… et beaucoup de stress.
Pour éviter cela, vous avez deux options :
- Gérer tout vous-même, en restant rigoureux et bien informé
- Ou confier cette étape à des experts, comme ceux d’Okan INVEST, pour une gestion 100 % conforme, digitalisée et surtout… sans tracas
👉 Avec Okan INVEST, vous sécurisez vos biens, gagnez du temps, et pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : faire croître votre patrimoine immobilier.
N’hésitez pas à nous contacter, afin d’éclaircir vos derniers doutes avant de passer à l’action !
